Sortir du local professionnel pour un séminaire d’entreprise, c’est ce qu’il y a de mieux. Cependant, il est parfois difficile de trouver la salle de séminaires idéale pour le séjour. Le choix dépend de nombreux critères de sélection. Pour connaître les détails importants, visitez les salons dédiés, car les salles de séminaires y proposent leurs services. Au-delà du cadre idéal et convivial, il convient de suivre ces quelques conseils avant de valider la salle. 

Choisissez un lieu en fonction du style d’événement

Chaque type de séminaire est différent. Avant de louer une salle, il faut accorder les critères au ton de l’événement, mais aussi à l’identité de votre entreprise. Pour un séminaire de formation, une salle de réunion ou une grande salle peut accueillir l’événement. En revanche, si votre séminaire se porte sur une ambiance décontractée ou un team-building, favorisez la verdure et un extérieur vaste. 

Vous pouvez également opter pour une salle lumineuse et atypique qui sort de l’ordinaire. Visiter ou contacter plusieurs salles de réunions et séminaires permet d’avoir un large choix. Comme option, vous avez l’amphithéâtre, le centre de congrès ou les salles de conférences.

Fixez votre budget pour la salle de séminaire lorraine

Connaître au préalable le budget alloué à la salle vous permettra de concrétiser votre choix de salle pour votre événement professionnel. Le but n’est pas de se ruiner, mais d’avoir une marge modulable, tout en répondant à vos besoins. 

Aujourd’hui, il est possible de trouver une salle de séminaire lorraine dans une fourchette de prix accessible. Généralement, le prix de location des salles dépend de leur notoriété, des équipements et de la durée de votre séminaire. Notre conseil est de calculer le budget pour la location de salle de réunion avec tous les frais supplémentaires. Il peut s’agir de la somme nécessaire au transport et au coût des repas.

Suivez les normes et exigences

Organiser un événement professionnel demande une certaine dextérité. Lors d’une organisation de séminaires, il faut respecter quelques normes et exigences, surtout en ce qui concerne la salle de réception. 

La taille de la salle

Au-delà de la superficie totale de l’espace, la dimension des salles doit suivre des normes. La taille adéquate se calcule en fonction du nombre d’invités. En effet, une salle de réunion trop grande peut donner une ambiance froide. Ce sont des places inutiles et de l’argent perdu. Au contraire, les salles de réunion trop petites peuvent mettre les convives mal à l’aise et rendent l’atmosphère pesante. Il faut des salles de conférence pouvant accueillir les participants de manière agréable. En moyenne, pour les espaces de réunion, c’est 1,5 m² pour chaque personne assise.

Les équipements obligatoires dans la salle de séminaire

Les réunions professionnelles peuvent être subdivisées en plusieurs parties : brainstorming, réunions de travail et moments dans les espaces de coworking.  Elles nécessitent ainsi des matériels spécifiques. Pour l’organisation d’événements et de séminaires, les salles de séminaires équipées sont à favoriser. Cela évite les locations et transports en plus. Voici un extrait des éléments nécessaires pour le bon déroulement de votre événement professionnel :

• Les équipements pour la sonorisation : les baffles et les micros.
• Les équipements pour les présentations : un vidéoprojecteur, un écran de projection, un projecteur et un tableau.
• Les équipements pour l’espace de réunion : les tables, les chaises, un accès wifi gratuit haut-débit et des salles climatisées si l’organisation de séminaire se fait en été.
• Les équipements pour les réceptions : les couverts, les plateaux-repas, les tables et les chaises.

Réfléchissez aux prestataires

Avant de fixer le choix de la location de salle de séminaire lorraine, il faut penser à l’accessibilité pour les prestataires. Les salles de séminaire peuvent accueillir des prestataires extérieurs. Toutefois, le lieu doit être idéalement situé pour que le transport des prestataires tiers ne vous soit pas taxé à des tarifs élevés. Parmi les services, vous devez penser à un traiteur pour les buffets, le cocktail et les déjeuners. Pour connaître les coûts, sachez que les traiteurs fournissent un devis gratuit sur demande.